Personalbeschaffung im digitalen Zeitalter: Wie du mit KI und Automatisierung Talente effizient findest

Sucht dein Unternehmen qualifiziertes und passendes Personal und hat eine Reihe von Stellen zu besetzen, unklar ist jedoch, wo jene Fachkräfte gefunden werden?

Definition Personalbeschaffung und strategische Ausrichtung als Wettbewerbsvorteil

Die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern ist für Unternehmen in der heutigen dynamischen Wirtschaftslage mehr als nur eine operative Notwendigkeit – sie ist ein entscheidender strategischer Faktor für nachhaltigen Erfolg.

Definition: Im Kern geht es bei der Personalbeschaffung darum, den zukünftigen Personalbedarf eines Unternehmens präzise zu ermitteln und anschließend effektive Maßnahmen zu ergreifen, um die benötigten Arbeitskräfte in der richtigen Qualität, Quantität, zum passenden Zeitpunkt und am geeigneten Ort zu gewinnen. Dieser Prozess umfasst weit mehr als das bloße "Recruiting" oder die "Personalgewinnung", wie es international oft genannt wird.

Die Basis jeder erfolgreichen Personalbeschaffungsstrategie bildet die detaillierte Analyse des Personalbedarfs. Unternehmen müssen sich dabei grundlegende Fragen stellen:

Die Herausforderungen der modernen Personalbeschaffung im Überblick

Die Personalbeschaffung steht heute vor vielfältigen Herausforderungen, die den Erfolg bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern maßgeblich beeinflussen.

Nachdem operative Aufgaben wie die Bedarfsermittlung mit Blick auf die demografische Entwicklung des Unternehmens und die Stellenbeschreibung erstellt wurde, welche die Anforderung an die Stelle durchleuchten sollte, entstehen ohne Automatisierung oft folgende Probleme:

Ineffizientes Bewerbermanagement: Lange Prozesse, fehlendes Feedback und unübersichtliche Abläufe führen zu Frustration bei Kandidaten und können das Unternehmensimage negativ beeinflussen.
Hohe Kosten pro Einstellung (Cost per Hire): Ineffiziente Rekrutierungskanäle und -prozesse sowie eine zu starke Abhängigkeit von externen Dienstleistern können die Kosten in die Höhe treiben.
Schwierigkeiten bei der Identifizierung der richtigen Zielgruppe: Der Wettbewerb um Talente mit spezifischen Nischen Kenntnissen wird immer intensiver, und traditionelle Methoden erreichen passive Kandidaten oft nicht.
Schlechte Einstellungsentscheidungen: Subjektive Entscheidungen und mangelnde Bewertung von Fähigkeiten und Cultural Fit können zu Fehlbesetzungen führen, die hohe Kosten verursachen.
Geringe Mitarbeiterbindung (hohe Fluktuation): Eine hohe Fluktuation verursacht erhebliche Kosten und führt zu Wissensverlust. Die emotionale Bindung der Mitarbeiter in Deutschland hat ein Rekordtief erreicht.
Hoher Zeitaufwand für die Bewertung von Bewerbungen: Die manuelle Sichtung von Lebensläufen und die Koordination von Terminen binden wertvolle Ressourcen.
Fehlende Bewerbungen für spezifische Stellen: In bestimmten Branchen und für spezialisierte Positionen ist es zunehmend schwierig, genügend qualifizierte Bewerbungen zu erhalten. Active Sourcing, also auf mögliche Bewerber aktiv zuzugehen kann hierbei hilfreich sein.

Externe vs Interne Personalbeschaffung

Der Hauptunterschied der Arten von Personalbeschaffung ist, ob Mitarbeiter extern oder intern aus dem eigenen Unternehmen herangezogen werden, um den Stellenbedarf auszufüllen. Eine Entscheidung hierzu sollte immer situativ und individuell getroffen werden, folgende Vorteile und Nachteile sind zu beachten

Interne Personalbeschaffung: Interne Stellenausschreibungen, Empfehlungssystem, Beförderungen sind langfristige Methoden der Personalbeschaffung.

Externe Personalbeschaffung: Karriereseite, Stellenausschreibungen, Empfehlungen, Headhunting etc.

KI und Automatisierung als Gamechanger in der Personalbeschaffung.

Mit Blick in die Zukunft führt kein Weg an KI und Automatisierung vorbei, um den relativ operativen Prozess der Personalbeschaffung zu verbessern, zu beschleunigen und das HR-Team zugunsten wichtiger Entscheidungen zu entlasten.

Effizientes Bewerbermanagement durch KI-gestützte Systeme

Automatisierte Vorauswahl: KI-basierte Applicant Tracking Systems (ATS) scannen und analysieren Lebensläufe in Sekundenschnelle, identifizieren passende Kandidaten und sparen so wertvolle Zeit.

Verbesserte Kommunikation: Automatisierte Nachrichten und Chatbots halten Bewerber über den Stand ihrer Bewerbung auf dem Laufenden und beantworten häufig gestellte Fragen, was die Candidate Experience verbessert.
Zentrale Datenverwaltung: Ein ATS zentralisiert alle Bewerberdaten und ermöglicht einen einfachen Zugriff und eine effiziente Organisation des gesamten Bewerbungsprozesses.

Senkung der Rekrutierungskosten durch Automatisierung

Optimierung von Prozessen: Die Automatisierung von Routineaufgaben wie dem Versenden von E-Mails und der Terminplanung reduziert den administrativen Aufwand und spart Kosten.
Effektivere Kanalauswahl: KI kann analysieren, welche Rekrutierungskanäle die besten Ergebnisse liefern und so das Budget optimal einsetzen.
Reduzierte Time-to-Fill: Schnellere Prozesse durch Automatisierung führen zu einer kürzeren Besetzungszeit und somit zu geringeren Gesamtkosten.

Kommt Ihnen der operative Aufwand bekannt vor, der mit den etlichen Schritten bis zur Vertragsunterzeichnung verbunden ist?

CatchHR ist ihr KI Recruiting-Agent der Ihnen durch Automatisierung und KI wertvolle Zeit erspart und hilft die richtigen Kandidaten erfolgreich auszuwählen.

Präzisere Identifizierung der Zielgruppe durch KI-gestütztes Active Sourcing

Erweiterter Talentpool: KI-Sourcing-Tools durchsuchen aktiv Online-Profile und identifizieren Kandidaten mit spezifischen Fähigkeiten und Erfahrungen, auch passive Kandidaten, die nicht aktiv auf Jobsuche sind.

Mit dem Talent Pool von CatchHR findest du die passenden Talente, da wir verschiedenste Kanäle als Quelle bedienen.

catchHR Talent Hub Ausschnitt:

Spezifische Kanäle: KI findet Talente auf verschiedenen Plattformen, einschließlich sozialer Medien, Fachnetzwerken und Nischen-Jobbörsen.
Semantische Suche: KI-Algorithmen verstehen den Kontext von Fähigkeiten und Erfahrungen und ermöglichen so eine genauere Übereinstimmung mit den Stellenanforderungen. CV Parsing ermöglicht es unseren Kunden, Bewerberdaten effizient zu managen und auszuwerten.

Langfristige Ziele: Das Matching von Kandidaten basierend auf ihren Fähigkeiten und Karriereziele kann die Arbeitszufriedenheit und somit die Mitarbeiterbindung erhöhen.
Analyse von Bindungsfaktoren: Hiring Analytics kann Muster erkennen, die zur Mitarbeiterbindung beitragen.14

Zeitersparnis bei der Bewerbungsbewertung durch automatisierte Prozesse

Schnelles Screening: KI-Algorithmen scannen und filtern Tausende von Lebensläufen schnell und effizient nach relevanten Kriterien.

Priorisierung von Kandidaten: KI kann Kandidaten basierend auf ihrer Passung einstufen und Recruitern so helfen, ihre Aufmerksamkeit auf die vielversprechendsten Profile zu lenken.
Automatisierte Terminplanung: Tools zur automatischen Planung von Vorstellungsgesprächen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.7

Best Practices für den Einsatz von KI und Automatisierung:

Nutze KI für das Active Sourcing, um einen größeren und vielfältigeren Talentpool zu erschließen.
Setze KI-Chatbots ein, um die Kandidaten Kommunikation zu verbessern und Routinefragen zu beantworten.
Verwende KI zur Unterstützung beim Screening und Ranking von Bewerbungen, um Zeit zu sparen.
Implementiere KI-basierte Assessment-Tools für eine objektivere Bewertung von Fähigkeiten und Cultural Fit.
Automatisiere die Interviewplanung, um den Prozess zu beschleunigen.
Personalisiere die Kandidatenansprache mithilfe von KI, um das Engagement zu erhöhen.

FAQ:

Welche konkreten Vorteile bietet der Einsatz von KI im Recruiting? KI steigert die Effizienz, senkt Kosten, verbessert die Qualität der Einstellungen und optimiert die Candidate Experience durch schnellere und personalisierte Prozesse.
Wie trägt Automatisierung zur Reduzierung der Kosten pro Einstellung bei? Automatisierung verschlankt Prozesse, verkürzt die Besetzungszeit und verbessert die Qualität der Kandidatenauswahl, wo durch Kosten für wiederholte Rekrutierungsbemühungen minimiert werden.
Besteht die Gefahr, dass KI Recruiter überflüssig macht? Nein, KI wird Recruiter nicht ersetzen, sondern sie von repetitiven Aufgaben entlasten, sodass sie sich auf strategische Aspekte und den Aufbau von Beziehungen zu Kandidaten konzentrieren können.
Welche ethischen Aspekte sind beim Einsatz von KI im Recruiting zu beachten? Unternehmen müssen Transparenz gewährleisten, sicherstellen, dass KI-Modelle auf vielfältigen und nicht diskriminierenden Daten trainiert werden, und menschliche Aufsicht über KI-gestützte Prozesse sicherstellen.
Was sind die wichtigsten Schritte bei der Einführung eines KI-gestützten ATS? Achte auf die Integration mit bestehenden Systemen, schule deine Mitarbeiter umfassend, überwache die Leistung kontinuierlich und stelle die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicher.